90%的项目延期都是因为资料没准备好

说句掏心窝的话:这些年我见过的网站改版项目,至少一半都不是卡在设计或开发环节,而是卡在”等客户提供资料”上。签完合同都一个月了,建站公司催了八百遍,客户还在说”图片还没拍好””文字领导还没审批””等我有空整理一下”。最后本来2个月能搞定的项目,拖成了半年。更糟糕的是,很多老板压根不知道该准备什么资料,建站公司说要”公司介绍”,他发来一份招聘广告;说要”产品图片”,他发来几张从淘宝截的图;说要”案例资料”,他说”你们帮我编几个”。2025年了,网站改版早就不是建站公司单方面的事,这是一个深度协作的过程——你提供的资料质量,直接决定了最终网站的质量。今天就把这件事说透:改版到底要准备哪些资料、什么必须你给、什么可以外包、什么建站公司能帮你做,全都讲清楚。

先说结论:资料准备占项目成败的50%

很多人以为改版就是”我出钱,建站公司出力”,自己只要等着验收就行。大错特错。一个专业的网站改版项目,客户和建站公司的分工大致是这样的:

你必须提供的(别人替代不了):

• 公司真实的业务信息和发展历程
• 核心产品/服务的专业知识和卖点
• 真实的客户案例和合作经历
• 公司/产品的照片和视频素材
• 品牌元素(Logo、VI规范、色彩体系等)

建站公司负责的:

• 网站整体策划和信息架构
• 视觉设计和用户体验设计
• 技术开发和功能实现
• SEO优化和代码规范
• 测试上线和后期维护

可以协作或外包的:

• 文案撰写(你提供信息点,专业文案润色优化)
• 图片处理(你提供原图,设计师处理和优化)
• 视频制作(你提供素材,专业团队剪辑制作)
• 多语言翻译(你提供中文,专业译者翻译)

关键是要搞清楚哪些是你的责任、哪些是建站公司的责任,别指望建站公司帮你编故事、造案例、拍产品——那些只有你才有的东西,必须你自己准备。

必备资料清单:这些一定要提前准备

把这个清单打印出来,一项一项准备,能大大加快项目进度。

一、公司基础信息类

1. 营业执照和基本信息

• 公司全称(中英文)
• 成立时间
• 注册资金
• 经营范围
• 公司地址(总部+分公司/工厂)
• 联系方式(电话、邮箱、传真)

为什么需要:
这些信息会出现在”关于我们””联系我们”等页面,必须准确无误。特别是外贸网站,英文公司名必须跟营业执照一致

准备技巧:
拍张营业执照照片,或者从企业信用信息公示系统截图,确保信息准确

2. 公司发展历程

• 重要时间节点(成立、获得认证、重大合作、行业奖项等)
• 每个节点的简要说明(50-100字)
• 相关照片(如果有)

为什么需要:
“关于我们”页面需要展示公司发展历程,建立信任感。特别是B2B网站,客户很看重供应商的稳定性和成长性

准备技巧:
列出5-10个最能体现公司实力的里程碑事件,不要流水账似的把每年的事都列上。重点突出

• 业务规模的增长(员工从X人到Y人、营收从A到B)
• 重要资质认证(ISO、CE、FDA等)
• 标志性客户/项目
• 行业地位的提升(协会会员、行业标准制定参与者等)

3. 企业资质和荣誉

• 各类认证证书(ISO9001、ISO14001、CE、FDA、专利证书等)
• 行业奖项和荣誉
• 协会会员资格
• 政府认定(高新技术企业、专精特新等)

为什么需要:
这些是建立信任的硬通货,特别是外贸网站,国外客户非常看重认证

准备技巧:

• 扫描证书的高清彩色版(300dpi以上)
• 按重要性排序(最重要的放最前)
• 如果证书很多,挑选10-15个最有含金量的
• 证书如果是中文,准备好英文翻译件

二、产品/服务信息类

4. 产品目录和参数

这是最重要也最耗时的部分。需要为每个产品/服务准备:

准备技巧:

产品分类要清晰:
别把所有产品平铺在一起,要建立合理的分类层级。比如

参数表要完整:
客户做决策最看重的就是参数。不要只写”流量大””效率高”这种废话,要给具体数据

• 差:流量大,能耗低
• 好:流量50-200m³/h,能效等级IE3,比同类产品节能30%

图片质量决定转化率:

• 最低要求:800×800像素,白色或浅色背景,光线均匀
• 标准要求:1500×1500像素,多角度拍摄,有场景应用图
• 优秀标准:2000×2000像素,专业摄影棚拍摄,有细节特写和使用场景图

如果现有图片质量差,强烈建议找专业产品摄影拍一套,投入几千块但效果提升十倍。

5. 服务流程和标准

如果你提供服务(设计、咨询、维修等),需要说明:

• 服务流程(从咨询到交付的完整流程)
• 服务标准(响应时间、交付周期、质量保障等)
• 服务范围(地域覆盖、行业覆盖)
• 售后政策(保修期、退换货政策、技术支持)

为什么需要:
明确的服务说明能降低客户的决策顾虑,提高询盘转化率

三、案例和客户见证类

6. 客户案例

这是网站最重要的说服力来源。每个案例需要包含:

基础版(最低要求):

• 客户名称(如果允许公开)或行业描述
• 项目背景(客户遇到什么问题)
• 解决方案(你提供了什么产品/服务)
• 项目成果(解决效果,最好有数据)

标准版(推荐):

• 以上内容
• 项目照片/视频
• 客户评价(最好有客户的照片和职位)
• 相关数据对比(使用前后的对比数据)

完整版(最佳):

• 以上内容
• 详细的案例分析(1000-2000字)
• 技术难点和解决方案
• 客户访谈视频
• 量化的ROI分析

准备技巧:

优先选择这些案例:

• 知名企业/品牌客户(有品牌背书作用)
• 复杂项目/定制项目(能体现技术实力)
• 有明显效果的项目(有数据支撑)
• 代表性行业客户(让同行业客户产生共鸣)

获取客户授权:
公开客户案例前必须征得客户同意,可以这样问:
“X总,我们在改版公司网站,想把咱们的合作项目作为案例展示,能否使用贵公司的名称

大部分客户会同意,因为这对他们也是一种宣传。如果客户不同意用公司名,可以用”某知名XX企业”代替。

数据要真实但也要会表达:

• 差:”提升了效率,客户很满意”
• 好:”生产效率提升35%,能耗降低28%,投资回报周期缩短至1.8年”

数据要真实,但表达方式很重要。找最有冲击力的指标重点突出。

7. 客户评价/推荐信

收集5-10条客户评价,每条包含:

• 客户姓名和职位
• 公司名称(如果允许)
• 评价内容(100-200字)
• 客户照片(最好有,大大增加可信度)

准备技巧:

主动向客户索取:
合作愉快的客户,可以主动请他们写几句评价。提供一个模板会更容易:
“尊敬的X总,感谢您一直以来的支持。我们正在改版公司网站,希望能在网站上

‘我们与[你的公司]合作已有X年,他们的[产品/服务]帮助我们[解决了什么问题/取得了什么成果]。特别是[某个亮点],给我们留下了深刻印象。推荐给有同样需求的企业。’

如果方便,也希望能使用您的照片和职位信息,以增加可信度。当然如果不方便公开,我们可以用’某知名企业采购经理’代替。”

这样主动提供模板,客户配合的概率会高很多。

8. 合作客户logo墙

收集30-50个合作客户的logo,特别是:

• 知名企业/品牌
• 上市公司
• 政府机构/事业单位
• 行业龙头企业

为什么需要:
Logo墙是最快建立信任的方式——”他们都选择了我们,你还犹豫什么?

准备技巧:

• Logo要高清透明背景PNG格式
• 尺寸统一(后期设计师会处理,但提供高清原图很重要)
• 按知名度排序,最知名的放最前
• 同样需要征得客户同意(不过展示Logo通常比展示案例容易获得授权)

四、团队和公司文化类

9. 团队信息

根据公司规模和定位,可以展示:

• 核心管理团队(总经理、副总、部门总监等)
• 技术团队/研发团队
• 销售/服务团队
• 全体员工照片(体现团队规模)

每个成员的信息包括:

• 照片(专业形象照,不要用生活照或证件照)
• 姓名和职位
• 简短介绍(100-200字,突出专业背景和成就)
• 联系方式(如果需要)

为什么需要:
B2B生意本质是人与人的生意,展示真实的团队能大大增加信任感。特别是服务型企业,客户想知道”我会跟什么样的人合作”

准备技巧:

• 拍摄专业团队照(统一着装、统一背景,显得正规)
• 避免摆拍感太强(自然的工作场景照更真实)
• 如果团队规模小,可以用”我们的优势”代替大规模团队展示

10. 办公/生产环境照片

根据企业类型准备:

生产型企业:

• 厂房外观
• 生产车间(不同工序的场景)
• 主要生产设备
• 质检区域
• 仓储物流区
• 研发实验室(如果有)

服务型企业/贸易公司:

• 办公室环境
• 接待区/洽谈区
• 团队工作场景
• 展厅/样品区

为什么需要:
这些照片能证明你是真实的、有实力的企业,而不是皮包公司。特别是外贸网站,老外很看重供应商的生产能力和办公环境

准备技巧:

• 拍摄前做好5S整理,环境整洁有序
• 光线要充足,可以用补光灯
• 角度要好,显得空间宽敞
• 可以有人物活动,显得真实有活力
• 避免机密信息入镜(某些客户订单、技术图纸等)

五、品牌和设计元素类

11. Logo和VI系统

提供所有品牌相关素材:

• Logo源文件(AI、PSD、EPS等矢量格式)
• Logo不同版本(彩色版、黑白版、反白版)
• Logo使用规范(如果有VI手册,提供完整版)
• 品牌标准色(CMYK、RGB、网页色值)
• 品牌标准字体
• 辅助图形/纹理(如果有)

为什么需要:
设计师需要这些素材来保持品牌视觉一致性。如果你提供的是从网上下载的低清logo,设计师还得重新描摹,浪费时间

准备技巧:
如果找不到源文件,联系当初设计logo的公司索取。如果实在找不到,至少提供最高清的png图片(背景透明),设计师会想办法处理

12. 产品手册/宣传册

如果有现成的印刷品:

• 产品宣传册PDF
• 企业画册PDF
• 产品说明书
• 技术白皮书
• 行业报告

为什么需要:
这些材料里通常有完整的产品信息、专业的描述和精美的图片,可以直接拿来用或作为参考

六、竞品和参考网站

13. 竞争对手网站

列出3-5个主要竞争对手的网站,说明:

• 他们哪些方面做得好(设计、内容、功能等)
• 他们哪些方面做得不好
• 你希望在哪些方面超越他们

为什么需要:
竞品分析能帮助建站团队快速了解行业特点和客户期望,也能发现差异化机会

14. 喜欢的参考网站

收集5-10个你喜欢的网站(不限行业),说明:

• 喜欢它的哪个方面(整体风格?某个页面?某个功能?)
• 希望在你的网站上如何体现

为什么需要:
用视觉语言沟通比用文字描述靠谱得多。你说”我想要大气的感觉”,设计师可能理解成100种不同的风格;但你给几个参考网站,设计师立刻就明白你的审美偏好

准备技巧:

• 不要只收集同行网站,跨行业的好设计同样值得参考
• 具体说明喜欢什么(别只说”这个网站很好”,要说”我喜欢它的导航设计/产品展示方式/色彩搭配”)
• 也可以收集反例(哪些网站是你不喜欢的风格)

哪些资料可以让建站公司帮忙处理

说完必须自己准备的,再说说哪些可以依靠建站公司或外包解决。

文案撰写:你提供信息点,专业文案润色

很多老板担心自己”文笔不好”,写不出像样的文案。其实不用担心,专业的建站团队会配备文案,但需要你提供原始信息。

你的工作:
用最口语化的方式,把要说的内容说清楚

• 我们公司是做什么的
• 我们的产品有什么特点
• 我们跟竞争对手比有什么优势
• 我们服务过哪些客户,效果怎样
• 客户为什么要选择我们

不用在意语言是否优美、逻辑是否严密,把信息点列出来就行。

文案的工作:

• 提炼核心卖点
• 组织逻辑结构
• 优化语言表达
• 融入SEO关键词
• 适配网站阅读习惯

收费参考:

• 基础文案优化:包含在项目费用里
• 深度内容创作:首页、关于我们等核心页面,3000-5000元
• 全站文案策划:包括所有页面文案+产品描述优化,8000-20000元

什么情况需要付费文案服务:

• 原内容质量太差,基本无法使用
• 需要重新提炼品牌定位和价值主张
• 产品很多,每个都需要专业描述
• 做外贸站,需要地道的英文文案

厦门创意互动的经验是:如果预算允许,核心页面的文案值得投资——一个好的首页文案,转化率能比普通文案高30%-50%。

图片处理:你提供原图,设计师优化

你需要提供:

• 高清原图(手机拍的也可以,但要光线好、构图正)
• 说明每张图的用途(这是什么产品、什么场景)

设计师会做:

• 裁剪和构图优化
• 色彩校正和调色
• 去除多余背景
• 统一尺寸和风格
• 压缩和格式优化(保证清晰度同时控制文件大小)
• 添加水印(如果需要)

通常包含在项目费用里,但如果图片量特别大(比如几百张产品图),可能需要额外收费。

什么情况需要重新拍摄:
如果你的产品图是这样的

• 从其他网站下载的(有水印或分辨率低)
• 拍摄环境很乱(背景杂乱、光线差)
• 角度单一(只有一个角度)
• 图片数量不够(一个产品只有1-2张图)

那强烈建议找专业产品摄影重新拍一套。投入几千元,但效果提升十倍不止。

产品摄影费用参考(厦门市场):

• 基础拍摄:200-500元/款(白底图,3-5个角度)
• 标准拍摄:500-1000元/款(白底+场景图,多角度+细节)
• 高级拍摄:1000-3000元/款(创意场景、模特、多组搭配)

一次性投入,可以用很多年,绝对值得。

视频制作:可以完全外包

如果想在网站上放视频(企业宣传片、产品介绍视频、工厂参观视频等):

你需要提供:

• 想拍什么内容(列出大纲)
• 提供拍摄场地和配合
• 提供文字脚本(或者口述,让视频团队整理)

视频团队会做:

• 脚本策划和优化
• 现场拍摄
• 后期剪辑
• 配音/字幕
• 特效和动画(如果需要)

费用参考(厦门市场):

• 基础企业宣传片:8000-15000元(3-5分钟)
• 标准企业宣传片:15000-30000元(5-10分钟,包含航拍)
• 高端品牌片:30000-100000元(创意脚本+专业团队+后期特效)
• 产品介绍短视频:2000-5000元/条(1-2分钟)

是否需要视频:
不是必需品,但确实能大幅提升网站档次和说服力。特别是

• 产品比较复杂,文字和图片说不清楚的
• 需要展示生产过程和质量控制的
• 想建立高端品牌形象的
• 外贸网站,视频能弥补不能实地考察的遗憾

如果预算有限,可以先用手机拍一些简单的视频,后期有预算了再升级。

多语言翻译:必须找专业译者

如果做多语言网站,翻译质量至关重要——机器翻译的痕迹一眼就能看出来,会大大降低客户信任度。

翻译流程:

1. 你提供中文内容
2. 专业译者翻译(最好是母语译者或在该国生活多年的人)
3. 校对优化(确保专业术语准确)
4. 你审核(如果有懂该语言的同事/客户帮忙看看更好)

翻译费用参考:

• 英文翻译:100-200元/千字(技术文档可能更贵)
• 小语种(德、法、西、日等):150-300元/千字
• 专业校对:原价的30%-50%

注意:
不要用Google Translate或DeepL直接翻译然后放上去,至少要让母语译者润色一遍。机器翻译的语法可能没错,但不符合阅读习惯,还可能有文化不当

一个典型外贸网站的翻译量:

• 首页:500-800字
• 关于我们:1000-1500字
• 产品页面:每个300-500字,如果有50个产品就是15000-25000字
• 其他页面:5000-10000字
• 总计:约30000-40000字

英文翻译费用大约3000-8000元,是笔不小的投入但绝对值得——网站是给外国客户看的,语言不地道等于砸自己招牌。

资料准备的时间规划

很多人问”资料要多久才能准备好?”这取决于你的现状和投入度,但给个参考时间:

情况一:资料基本齐全(1-2周)

特征:

• 原网站内容比较完整
• 有电子版的产品手册、企业画册
• 图片素材现成的,质量还不错
• 有人专门负责配合

主要工作:

• 整理现有资料,去掉过时内容
• 补充缺失的信息
• 优化图片(重新拍几张关键的)

能这么快的关键:
提前指定专人对接,不要等建站公司催了才临时找人整理

情况二:资料需要重新整理(3-4周)

特征:

• 原网站内容很老旧,基本不能用
• 产品信息散落在各处(销售资料、说明书、报价单等)
• 图片质量差或数量不够
• 公司人员都很忙,只能抽时间弄

主要工作:

• 产品信息重新梳理和录入
• 找客户要案例素材和评价
• 安排产品拍摄
• 各部门协作提供信息

能缩短时间的方法:

• 成立临时项目组,指定负责人
• 建站公司提供资料清单模板,按模板填写更高效
• 分批提供(先提供首页和主打产品的资料,其他页面陆续补充)

情况三:资料基本没有(6-8周)

特征:

• 公司刚成立不久,积累少
• 之前没有网站或网站太简陋
• 需要从头拍摄所有照片
• 需要专业团队辅助内容创作

主要工作:

• 产品摄影(需要预约摄影师,后期处理)
• 企业宣传片拍摄(需要策划、拍摄、剪辑)
• 案例素材收集整理(需要联系客户获取授权)
• 文案创作(需要深入沟通后才能写)

这种情况的建议:
资料准备和网站设计开发并行——先提供首页和主要页面的资料,让设计先动起来;其他页面的资料边做边补充。这样能避免整个项目等资料等得太久

资料提交的最佳实践

准备好资料还不够,怎么提交给建站公司也有讲究。做对了能大大提高效率,做错了会来回折腾。

文件组织的正确姿势

推荐的文件夹结构:

关键原则:

• 文件夹命名清晰,一看就懂
• 每个大类独立文件夹
• 图片按用途分类存放
• 提供一个总的说明文档,解释每个文件的用途

文件命名规范

错误示范:

• IMG_0023.jpg(完全看不出是什么)
• 微信图片_20251014152632.jpg(没有意义的文件名)
• 新建文件夹/新建文件夹(2)/产品图.jpg(路径太深,中文文件夹可能有兼容问题)

正确示范:

• product-pump-XMP150-front.jpg(产品-类型-型号-角度)
• case-chemical-plant-factory-view.jpg(案例-行业-内容描述)
• team-ceo-zhang-portrait.jpg(团队-职位-姓名-类型)

命名原则:

• 用英文或拼音,避免纯中文(兼容性更好)
• 用连字符或下划线分隔,不要用空格
• 包含关键信息,让人一看就知道是什么
• 有序列的加编号(如:product-01.jpg, product-02.jpg)

文件格式要求

文字资料:

• Word文档(.docx)或纯文本
• 如果有特殊格式,导出PDF
• 不要用WPS的.wps格式(兼容性差)

图片资料:

• JPG/PNG格式
• 分辨率至少1500×1500像素(产品图)
• 文件大小控制在5MB以内(太大上传慢)
• 如果有源文件(PSD/AI),也一并提供

Logo等矢量素材:

• 优先提供AI/EPS格式
• 其次是高清PNG(透明背景)
• 避免只提供JPG(放大会模糊)

视频资料:

• MP4格式(兼容性最好)
• 分辨率建议1080P